部下の成長は上司次第?上司と部下との正しいコミュニケーション6選

昨今はセクハラやパワハラなどで、上司と部下のかかわり方が難しくなりつつありますが、チームで仕事を行っていくには、コミュニケーションがしっかりと取れている方が円滑に業務に取り組むことができます。上司と部下とのコミュニケーションではどのような点に注意すればいいのでしょうか?

そこで今回は、上司と部下との正しいコミュニケーションの方法について詳しく解説していきます。

企業における上司の役割


企業における上司の主な役割は以下の通りです。

・部下の指導と育成

・部下のマネジメント

・結果に対する責任

企業は個々に仕事を行うのではなく、チームとして仕事を行うのが基本的です。そのため、上司は部下に対してこれまでの経験などを通して、部下の指導と育成を行っていくという役割があります。

また、部下が働きやすい環境を整えるために、適材適所に配置する、必要な時に相談にのる、モチベーションを管理するなど、上司でありながらも部下のマネジメントとしての役割を担うこともあります。

また、部下がいる以上は、部下が起こしたトラブルに対する責任を負わなければなりません。いくら自分がトラブルを起こしていない場合でも、結果に対する責任を持つという役割も上司は担っていると言えるでしょう。

企業における部下の役割


企業における部下の主な役割は以下の通りです。

・能力の開発と成果

・ホウ・レン・ソウ

・企業への貢献

部下は上司のマネジメントによって適材適所に配置されているため、そこで自分の能力を最大限に発揮するように努めていく役割があります。

また、ホウ(報告)・レン(連絡)・ソウ(相談)をしっかりと行うということも役割の1つです。これは、自分一人で仕事を行っているのではない、チームで仕事を行っているという感覚を身に付けるためであるほか、トラブルを最小限に抑えるためにも重要です。自分が配置された環境で精一杯取り組んで、企業に貢献することも重要な役割と言えます。これらの部下の役割をしっかりと果たしていくためには、本人の自覚も必要ですが、上司のサポートも重要な要素になってくると言えるでしょう。

コミュニケーションがうまくいかない原因


企業における上司の役割と部下の役割を果たしていくには、双方のコミュニケーションを円滑にしていく必要がありますが、コミュニケーションがうまくいかないケースが多いと言えます。

なぜ上司と部下とのコミュニケーションがうまくいかないのでしょうか?上司と部下とのコミュニケーションがうまくいかない原因として、以下の5つが挙げられます。

・経験や知識の違い

・世代の違い

・考え方や価値観の違い

・言葉の解釈の違い

・捉え方の違い

上司は経験や知識が豊富であるため、それらがあることを前提に部下に接してしまう時があります。考え方や価値観の違い、言葉の解釈の違い、捉え方の違いも同様です。上司と部下の年齢が親子くらい離れている組み合わせもあれば、定年の引き上げによって孫と祖父母くらい離れている組み合わせもあります。コミュニケーションを取ることを難しく考えてしまうのではなく、コミュニケーションがうまくいかなくて当たり前と捉えながら、少しずつ歩み寄っていくことが重要と言えるでしょう。

コミュニケーションを良くするポイント6選


チームとして1つの業務を行っていくには、コミュニケーションがうまくいかないことが当たり前と割り切ってしまってはいけません。コミュニケーションを円滑に取れるように取り組むことが重要です。コミュニケーションを良くするポイントは以下の6つです。

・部下の話をしっかりと聞く

・ほめることを忘れない

・笑顔で接する

・目的とゴールを明確にする

・一緒に取り組む

・ネガティブな発言をしない

それぞれのポイントについて見ていきましょう。

1.部下の話をしっかりと聞く

上司から部下へは、気兼ねすることなく話しかけることができても、部下からは気を使ってなかなか話すことができないことがあります。そのため、部下が話しかけてきた場合は、片手間に聞くのではなく、しっかりと部下の話を聞いてあげることが重要です。

そのような状況を増やすことによって、部下の上司に対する緊張感が和らぎ、上司に対する安心感を抱くようになるため、本音を話してくれるようになるなど、コミュニケーションが円滑になりやすいと言えるでしょう。

2.ほめることを忘れない

部下は業務に対する知識や経験がないにも関わらず、不安を感じながら業務に取り組んでいます。そのため、部下が何らかの失敗をしても、起こりすぎると部下の前向きに取り組む意欲を失ってしまうことにつながるので注意が必要です。

まずは、業務を終えた部下のことをしっかりとほめる、ねぎらってあげることが重要です。人は認められることで前向きに取り組む意欲がわくため、部下が「次はもっと頑張ろう」と思うことができる環境を作ることが重要と言えるでしょう。

3.笑顔で接する

「部下の話をしっかりと聞く」の見出しの内容にも該当しますが、不愛想な上司の場合には、話しかけにくいため、部下の話をしっかりと聞くというポイントを達成できません。

しかし、笑顔の上司であれば、話しかけやすいため、話もしやすくなると言えます。笑顔を心がけることで、何でも相談しやすい雰囲気ができるため、部下とのコミュニケーションをより円滑に取ることができるでしょう。

4.目的とゴールを共有する

チームで仕事をする以上は、部下と上司の目的とゴールがしっかりと共有できているかが重要です。上司はそのチームの責任者であることから目的とゴールをしっかりと認識していますが、意外と部下にはしっかりと共有できていない場合があります。そうなると、何のためにその業務を行っているのか分からないため、部下の前向きな意欲を失ってしまう原因になります。何のためにその業務を行っていて、それを行うことにどんな意味があるのかを共有できていれば、部下が前向きに取り組んでくれるため、より良い結果につながると言えるでしょう。

5.一緒に取り組む

目的やゴールを明確にしても、そこまでのたどり着き方をしっかりと共有できていないと、部下が手探りで業務を行ってしまうことになるため、失敗のリスクを高めてしまうことにつながります。そのため、チームで仕事をする場合には、ゴールや目的についてしっかりと共有するだけでなく、どのような段取りで進めていくのかを一緒に計画することが重要です。

また、上司が適宜状況確認を行いつつ業務を行っていくと、部下が安心して取り組むことができるほか、トラブルを最小限に抑えることができると言えるでしょう。

6.ネガティブな発言をしない

部下とのコミュニケーションを円滑に取れるようになってきたと感じる場合は、部下との信頼関係がしっかりと構築されていることを意味します。

しかし、そこで気を許してしまって、ネガティブな発言をしないようにすることが重要です。ネガティブな発言は、上司に対する信頼感が薄れる、部下に対するプレッシャーになるなど、せっかく築いた信頼関係を崩壊させる原因になります。また、周り回ってネガティブな発言が本人に伝わってしまう可能性もあるため、上司であるという立場をわきまえながら部下と接するようにしましょう。

まとめ


企業ではチームで1つの業務を行うのが一般的であるため、上司と部下とのコミュニケーションが円滑であることが重要です。

しかし、上司と部下との間には経験や知識の違い、世代の違いなどの超えることができない壁があるため、コミュニケーションがうまくいかないケースが数多くあります。上司と部下とのコミュニケーションを円滑にするポイントは難しいことではありません。笑顔で接する、しっかりと部下の話を聞くなど、部下が業務を行いやすい環境を心がけるとコミュニケーションを円滑に取ることができるようになるでしょう。

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